DémonstrateurProjet interne

Logiciel métier · Analyse documentaire

L’essentiel du dossier, quand l’appel arrive.

Un outil construit autour d’un moment précis : retrouver une affaire, comprendre où elle en est et savoir qui contacter. L’IA prépare. L’équipe vérifie. Ce n’est pas une mise en production chez un client.

Échanger sur l’outil (30 min)Décrire un besoin similaire par e-mail

L’échange de 30 minutes est gratuit. On regarde si un outil de ce type a du sens chez vous — sans passer par l’accueil.

Schéma : pièces d’un dossier et recherche. Aucune donnée réelle.

Problème: Lors d’un appel, identifier le dossier, comprendre la procédure et afficher les bons interlocuteurs, alors que les pièces sont nombreuses et dispersées.
Utilisateurs: Une petite équipe de recouvrement. Le cas est décrit sans nom d’entreprise : aucun client n’est cité ici.
Aperçu: Recherche dans les pièces, résumé relié aux sources, chronologie et contacts. L’illustration de cette page est anonymisée ; ce n’est pas une capture d’un dossier réel.
Résultat fonctionnel: Connexion, création des dossiers, import des pièces, analyse, recherche et exports ont été parcourus de bout en bout.
Limites: Validation en environnement de démonstration. Aucun gain de temps chiffré. L’IA peut se tromper : les sources et la relecture restent nécessaires.

Le besoin

Retrouver le fil sans faire attendre l’appelant.

Le moment critique n’est pas « avoir un chatbot ». C’est l’appel entrant : il faut le bon dossier, le statut de la procédure, les derniers échanges et les contacts utiles — rapidement, même quand les fichiers sont hétérogènes.

Qui s’en sert

Des personnes qui ouvrent un dossier pendant que quelqu’un est au téléphone. Elles n’ont pas le temps de relire chaque PDF. Elles doivent pouvoir vérifier une information avant de la dire.

Contraintes posées dès le départ

Les pièces sont de plusieurs types : PDF, tableurs, e-mails.
Une information sans source n’est pas utilisable au téléphone.
La décision — relancer, transiger, transférer — reste humaine.

La réponse

Centraliser d’abord. Ajouter l’IA là où elle aide vraiment.

L’application rassemble les dossiers et leurs pièces, cherche jusque dans le contenu des documents, puis prépare un résumé, une chronologie et une liste de contacts. Chaque élément renvoyé par l’IA pointe vers le document et la page d’origine.

J’ai conçu et construit cet outil : cadrage du geste, maquettes, développement, tests sur un jeu de dossiers de démonstration. Ce n’est pas une mission nommée, ni un témoignage client.

Recherche dans tout le dossier

Clients, affaires et contenu extrait des PDF, fichiers Excel et e-mails se retrouvent depuis un même endroit.

Analyse IA sourcée

Le résumé et les informations sensibles renvoient au document et à la page d’origine, pour pouvoir vérifier avant de répondre.

Chronologie et contacts utiles

Statut de la procédure, événements datés et interlocuteurs, sans relire chaque pièce.

Validation humaine conservée

Niveaux de confiance, avertissements et corrections manuelles : la décision reste du côté de l’équipe.

Illustration anonymisée

Ce que l’équipe verrait pendant un appel

Exemple fictif, rédigé pour montrer le geste. Ce n’est pas un dossier client, ni une capture d’un environnement de production.

Un appel arrive. L’équipe ouvre l’affaire, cherche le dernier courrier et vérifie le montant avant de répondre.

Recherche: Requête du type « dernier courrier mise en demeure » dans les pièces du dossier, pas dans toute l’entreprise.
Résumé à vérifier: Solde indiqué, dernier courrier, huissier saisi ou non — chaque point renvoyé à un PDF ou un mail, avec la page.
Chronologie: Les événements datés du dossier, pour savoir où la procédure en est, sans tout relire.
Contacts: Les interlocuteurs déjà présents dans les pièces. Rien n’est inventé : si le contact n’est pas dans le dossier, il n’apparaît pas comme un fait.

Déroulé du travail

Le travail a suivi le geste, pas un catalogue de fonctions.

1
Isoler le moment critique
L’appel entrant, pas « tout le métier du recouvrement ».
2
Centraliser les pièces
Sans dossier unique, l’IA n’a rien de fiable à lire.
3
Relier chaque réponse à une source
Un résumé utilisable au téléphone est un résumé que l’on peut ouvrir et vérifier.
4
Parcourir le socle de bout en bout
Connexion, import, analyse, recherche, export — sur un environnement de démonstration.

Enseignements

Sans centralisation, l’IA ajoute du bruit : elle commente des pièces incomplètes.
La source visible change l’usage : on ose s’appuyer sur le résumé parce qu’on peut le contrôler.
Un démonstrateur prouve qu’un geste tient. Il ne prouve pas un gain en production.

Limites

L’environnement testé est un démonstrateur, pas un usage quotidien chiffré.
Si une pièce n’est pas dans le dossier, l’outil ne peut pas la connaître. L’IA peut malgré tout proposer une formulation trop affirmative : d’où les sources et la relecture.
Aucun nom d’entreprise, logo ou témoignage n’est publié ici.

Comment on pourrait mesurer plus tard

Rien de tout cela n’a encore été mesuré. Le protocole ci-dessous sert à le faire, le jour où un usage réel existe — pas à inventer un chiffre aujourd’hui.

Choisir une tâche comparable : par exemple retrouver le dernier courrier et le solde pendant un appel, sur un échantillon de dossiers déjà clos.
Noter le temps avant (méthode actuelle) et après (outil), sur les mêmes dossiers, avec la même personne.
Compter les erreurs : mauvais dossier, montant non sourcé, contact inexact, information absente présentée comme un fait.
Faire valider par l’utilisateur : le résumé est-il utilisable au téléphone, après relecture, oui ou non.

Ensuite

Prestation correspondante : logiciel métier